(утверждено Приказом No 7 от «25» марта 2024)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ РЕГЛАМЕНТА:
Целью данного регламента является установление четких и понятных процедур для оказания услуг по тендерному сопровождению клиентов ООО «Тач Ойл».
Регламент направлен на достижение следующих задач:
— Обеспечение высокого уровня прозрачности и предсказуемости процессов тендерного сопровождения.
— Повышение качества и эффективности взаимодействия с клиентами на всех этапах закупочных процедур.
— Стандартизация подходов к оказанию услуг, включая консультации, аналитику, стратегическое планирование и представление интересов.
— Минимизация рисков и ошибок клиентов при участии в тендерах за счет предоставления квалифицированной поддержки и экспертизы.

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ РЕГЛАМЕНТА:
Этот раздел регламента устанавливает основные принципы и рамки для оказания услуг по тендерному сопровождению, обеспечивая единообразие и высокий стандарт обслуживания клиентов.
Регламент применяется ко всем видам услуг, предоставляемых ООО «Тач Ойл» в рамках тендерного сопровождения, включая:
— Устные и письменные консультации по вопросам закупочных процедур, направленные на информирование клиентов о нормативных требованиях и тактике участия в тендерах.
— Нормативно-методическую поддержку, обеспечивающую соответствие документации клиента требованиям закупки до ее публикации.
— Персональный подбор контрактов на основе анализа рынка и потребностей клиента для оптимизации его участия в тендерах.
— Оценку конкурентной составляющей и шансов на успех, позволяющую клиентам разрабатывать выигрышные стратегии.
— Формирование стратегий и рекомендаций, которые направлены на улучшение позиций клиента в процессе тендерного отбора.
— Обеспечение конкурентного преимущества клиента, выделение его уникальных предложений и усиление позиций в торгах.
— Представление интересов клиента на всех этапах закупочной процедуры,
включая подготовку и подачу заявок, а также защиту прав в случае споров.
— Сбор и предоставление актуальной информации о планируемых закупках для своевременного реагирования на рыночные возможности.
— Содействие в формировании эффективной закупочной стратегии и расширении охвата рынка.
Регламент распространяется на все подразделения компании, задействованные в процессе тендерного сопровождения, и является обязательным к применению всеми сотрудниками, работающими с клиентами в данной сфере.

2. ПОЛНОМОЧИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СОТРУДНИКОВ
Этот раздел регламента определяет полномочия и ответственность сотрудников, участвующих в предоставлении услуг по тендерному сопровождению, и является основой для их эффективной работы и достижения высоких результатов в интересах клиентов.
Полномочия сотрудников включают:
— Полный доступ к необходимым ресурсам и инструментам для выполнения своих обязанностей.
— Принятие решений в рамках своей компетенции для обеспечения качества и
своевременности оказываемых услуг.
— Взаимодействие с клиентами, экспертами и другими заинтересованными
сторонами в процессе оказания услуг.
1. Использование информации из открытых источников:
Сотрудники ООО «Тач Ойл» уполномочены использовать информацию из открытых источников для анализа рынка, отслеживания тендерных процедур и сбора данных о потенциальных конкурентах.
Это включает в себя:
— Мониторинг официальных публикаций о тендерах.
— Анализ новостей и статей, связанных с закупками и отраслевыми тенденциями.
— Изучение публичных отчетов и финансовой отчетности компаний.
2. Работа с базами данных:
Сотрудникам предоставляется доступ к внутренним и внешним базам данных,
содержащим информацию о прошлых и текущих тендерах, что позволяет эффективно подбирать контракты и оценивать рыночную ситуацию.
3. Метод деловой разведки:
При сборе и анализе информации сотрудники могут применять методы деловой
разведки, включая:
— Анализ открытых данных конкурентов для выявления их стратегий и слабых мест.
— Оценка рыночных возможностей и рисков на основе собранной информации.
4. Привлечение экспертов:
Для оказания квалифицированных услуг компания привлекает экспертов- закупщиков, юристов и производственников с большим опытом работы в отрасли, которые предоставляют свои знания и опыт для улучшения качества услуг.
5. Использование ИИ-Ассистентов:
Сотрудники используют возможности ИИ-Ассистентов, разработанных ООО «Тач Ойл», для автоматизации сбора данных, анализа информации и подготовки отчетов, что повышает скорость и точность работы.
6. Соблюдение законодательства:
Все действия сотрудников при оказании услуг строго соответствуют действующему законодательству. Не допускается использование информации, полученной незаконным путем, или действий, противоречащих закону.
7. Ответственность сотрудников:
— Строгое соблюдение установленных процедур и стандартов качества.
— Обеспечение конфиденциальности и защиты персональных данных клиентов.
— Регулярное информирование руководства о ходе выполнения задач и возникающих проблемах.

3. ПРОЦЕСС ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ УСЛУГИ И ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С КЛИЕНТАМИ
Мы начинаем наше сотрудничество с тщательного анализа потребностей клиента, что включает в себя устные и письменные консультации по всем вопросам, связанным с закупочными процедурами. Это позволяет нам выстроить эффективный диалог и понять специфику бизнеса клиента, что является основой для всех последующих этапов работы. Каждый сотрудник компании обязан поддерживать профессиональный уровень обслуживания, демонстрируя внимательное отношение к потребностям и запросам клиентов. Важным аспектом является использование различных коммуникационных каналов, включая телефонные звонки, электронную почту, видеоконференции и личные встречи, чтобы обеспечить доступность и оперативность общения.
1.Устные и письменные консультации по вопросам закупочных процедур
Методология:
Консультационные услуги предоставляются с целью информационной поддержки клиентов на всех этапах закупочных процедур. Это включает в себя:
— Персонализированный подход: Каждый запрос клиента рассматривается индивидуально, с учетом специфики его бизнеса и конкретной закупки.
— Глубокий анализ: Оценка тендерной документации, сопоставление с законодательными требованиями и выявление потенциальных рисков и возможностей.
— Практические рекомендации: Предоставление конкретных действий и шагов,
которые клиент может предпринять для улучшения своих шансов на успех в тендере.
Стандарты:
— Своевременность: Консультации предоставляются в кратчайшие сроки, чтобы клиенты могли оперативно принимать решения.
— Доступность: Консультации доступны как в устной форме, так и в письменном виде, включая электронную почту и документы.
— Конфиденциальность: Вся информация, полученная от клиентов и предоставленная им, обрабатывается с соблюдением конфиденциальности.

Процесс оказания услуги:
— Предварительный анализ: Перед предоставлением консультации специалисты проводят анализ запроса клиента и собирают необходимую информацию.
— Консультация: Специалисты предоставляют устные или письменные консультации, в зависимости от предпочтений клиента и сложности вопроса.
— Поддержка: После предоставления консультации клиент может обратиться за дополнительной информацией или уточнениями.
Результаты для клиента:
— Понимание процесса: Клиент получает четкое представление о закупочных процедурах и своих возможностях в рамках тендера.
— Подготовленность: Клиент оснащается знаниями и инструментами для эффективного участия в тендере.
— Уверенность: Клиент чувствует поддержку и уверенность в своих действиях на протяжении всего процесса закупки.
2. Нормативно-методическая поддержка на этапе проведения закупки и до ее опубликования
Методология:
Этап нормативно-методической поддержки включает в себя комплекс мер, направленных на обеспечение соответствия действий клиента требованиям закупочных процедур. Основные аспекты:
— Анализ нормативной базы: Изучение и толкование законодательства, регулирующего закупочную деятельность, с целью предоставления актуальных и точных данных.
— Подготовка документации: Содействие в составлении и оформлении всех необходимых документов для участия в тендере.
— Профилактика ошибок: Предотвращение возможных ошибок и нарушений, которые могут привести к отклонению заявки или иным негативным последствиям.
Стандарты:
— Точность: Вся предоставляемая информация и рекомендации должны быть точными и соответствовать действующему законодательству.
— Актуальность: Информация регулярно обновляется в соответствии с последними изменениями в законодательстве и практике проведения закупок.
— Понятность: Рекомендации и методические указания излагаются простым и понятным языком, доступным для понимания клиентами без юридического образования.
Процесс оказания услуги:
— Предварительный сбор данных: Сбор всех необходимых данных о предстоящей закупке и требованиях к участникам.
— Консультационная поддержка: Предоставление устных и письменных консультаций по подготовке документов и требованиям закупки.
— Сопровождение до публикации: Поддержка клиента на всех этапах подготовки документов до момента их подачи и публикации в системе закупок.

Результаты для клиента:
— Соответствие требованиям: Клиент получает полный комплект документов, полностью соответствующих требованиям закупочной документации.
— Эффективность участия: Повышение шансов на успешное участие в тендере за счет качественно подготовленной и полной документации.
— Минимизация рисков: Снижение вероятности отклонения заявки из-за формальных ошибок или неполноты документов.
3. Персональный подбор контракта на основе глубокой аналитики
Методология:
Персональный подбор контракта — это услуга, предоставляемая с целью идентификации наиболее подходящих тендерных предложений для клиента.
Этапы методологии включают:
— Изучение потребностей клиента: Взаимодействие с клиентом для понимания его бизнес-целей, ресурсов и предпочтений в контексте тендерных закупок.
— Рыночный анализ: Оценка текущего состояния рынка, исследование тенденций и выявление наиболее перспективных направлений для участия в тендерах.
— Селекция тендеров: Применение специализированных аналитических инструментов и баз данных для отбора тендеров, соответствующих критериям клиента.
Стандарты:
— Индивидуализация: Каждый подбор контракта осуществляется с учетом уникальных требований и возможностей конкретного клиента.
— Объективность: Анализ и подбор тендеров производится на основе объективных данных без предвзятости.
— Комплексность: Предоставление клиенту полной картины возможностей, включая риски и потенциальные преимущества участия в тендере.
Процесс оказания услуги:
— Сбор информации: Получение от клиента данных о его бизнесе, предыдущем опыте участия в тендерах и стратегических целях.
— Аналитическая работа: Производство аналитики доступных тендеров и формирование списка наиболее подходящих вариантов.
— Предоставление результатов: Демонстрация клиенту отобранных тендеров с подробным описанием и рекомендациями по дальнейшим действиям.
Результаты для клиента:
— Экономия времени: Клиент экономит время на поиск и анализ тендеров, получая готовый перечень подходящих вариантов.
— Целенаправленность: Клиент может сфокусироваться на тендерах, которые наилучшим образом соответствуют его бизнес-стратегии и имеют высокий потенциал для победы.
— Оптимизация ресурсов: Клиент получает возможность оптимально распределить свои ресурсы, выбирая тендеры с наибольшими шансами на успех.
4. Оценка конкурентной составляющей выбранного контракта и шансов на победу в торгах
Методология:
Оценка конкурентной составляющей и шансов на успех в тендере — это процесс, который помогает клиенту понять свои позиции на рынке и определить оптимальную стратегию для участия в закупках. Этапы методологии включают:
— Конкурентный анализ: Изучение и анализ деятельности конкурентов, участвующих в тендере, их сильных и слабых сторон, истории участия в аналогичных закупках.
— Оценка позиций клиента: Анализ уникальных преимуществ клиента, его ресурсов, опыта и возможностей для формирования конкурентного предложения.
— Разработка стратегии: Определение стратегических шагов, которые повысят шансы клиента на победу, включая ценообразование, технические предложения и условия контракта.
Стандарты:
— Глубина анализа: Проведение всестороннего анализа, учитывающего множество факторов, влияющих на исход тендера.
— Обоснованность выводов: Все рекомендации и оценки основываются на фактических данных и тщательно проверенной информации.
— Прозрачность процесса: Клиент полностью информирован о всех этапах анализа и может принимать обоснованные решения на основе полученных данных.
Процесс оказания услуги:
— Сбор и анализ данных: Изучение доступной информации о тендере, конкурентах и рыночной ситуации.
— Подготовка отчета: Формирование отчета с оценкой шансов клиента на успех и рекомендациями по улучшению его позиций.
— Обсуждение результатов: Проведение встречи с клиентом для обсуждения результатов анализа и планирования дальнейших действий.
Результаты для клиента:
— Осознанное участие: Клиент осведомлен о своих шансах и рисках, что позволяет ему принимать взвешенные решения относительно участия в тендере.
— Стратегическое преимущество: Клиент получает конкретные рекомендации, которые могут улучшить его конкурентные позиции и увеличить вероятность победы.
— Оптимизация ресурсов: Клиент может эффективно распределить свои ресурсы, сосредоточив внимание на тендерах с наибольшим потенциалом для успеха.
5. Формирование стратегий и рекомендаций по участию в выбранной закупке
Методология:
Формирование стратегии участия в тендере — это ключевой элемент подготовки клиента к успешному выступлению в закупочных процедурах. Этот процесс включает:
— Разработка стратегического плана: Определение целей участия в тендере и разработка плана действий, который позволит достичь этих целей.
— Адаптация под требования закупки: Анализ требований закупочной документации и адаптация стратегии под эти условия.
— Позиционирование предложения: Выработка уникального торгового предложения, которое выделит клиента среди конкурентов и подчеркнет его преимущества.
Стандарты:
— Целостность подхода: Стратегия учитывает все аспекты тендерного процесса, от технических требований до финансовых и юридических условий.
— Гибкость и адаптивность: Стратегия может быть адаптирована в соответствии с изменениями в закупочной документации или рыночной ситуации.
— Ориентация на результат: Все рекомендации направлены на максимизацию шансов клиента на победу в тендере.
Процесс оказания услуги:
— Взаимодействие с клиентом: Проведение встреч и консультаций для понимания целей и возможностей клиента.
— Разработка стратегии: Определение ключевых шагов и тактик, которые клиент должен применить для участия в тендере.
— Предоставление рекомендаций: Формулирование конкретных рекомендаций по подготовке и подаче тендерного предложения.
Результаты для клиента:
— Конкурентоспособность: Клиент получает четкую и обоснованную стратегию, которая повышает его конкурентоспособность на тендере.
— Понимание процесса: Клиент лучше понимает процесс закупок и требования к участникам, что позволяет ему избегать распространенных ошибок.
— Уверенность в действиях: Клиент чувствует уверенность в своих действиях, зная, что они основаны на глубоком анализе и профессиональных рекомендациях.
6. Обеспечение конкурентного преимущества в торгах
Методология:
Данная услуга направлена на выявление и усиление уникальных конкурентных преимуществ клиента, что позволит ему выделиться на фоне других участников тендера и увеличить шансы на победу. Процесс включает:
— Идентификация ключевых преимуществ: Анализ бизнеса клиента с целью выявления уникальных продуктов, услуг или процессов, которые могут быть использованы как конкурентное преимущество в тендере.
— Стратегическое позиционирование: Разработка стратегии позиционирования этих преимуществ в тендерной документации и предложении, чтобы максимально привлечь внимание заказчика.
— Коммуникационная поддержка: Подготовка материалов для презентации преимуществ клиента, включая маркетинговые и информационные материалы.
Стандарты:
— Дифференциация: Четкое выделение и подчеркивание тех аспектов предложения клиента, которые отличают его от конкурентов.
— Доказательность: Предоставление фактических данных и доказательств, подтверждающих утверждения о преимуществах клиента.
— Профессионализм: Высокое качество всех коммуникационных материалов, отражающих преимущества клиента.
Процесс оказания услуги:
— Аудит и анализ: Проведение аудита ресурсов, возможностей и предыдущего опыта клиента для выявления конкурентных преимуществ.
— Разработка материалов: Создание презентаций, брошюр, информационных писем и других материалов, которые демонстрируют преимущества клиента.
— Консультации по применению: Помощь клиенту в эффективном использовании разработанных материалов в процессе тендерных переговоров и презентаций.
Результаты для клиента:
— Усиление позиций: Клиент получает четко сформулированные и обоснованные аргументы в пользу своего предложения, что усиливает его позиции в тендере.
— Визуальное выделение: Разработанные материалы помогают визуально и содержательно выделить предложение клиента среди конкурентов.
— Увеличение шансов на успех: Стратегическое использование преимуществ в тендерной документации и коммуникациях увеличивает вероятность выигрыша в торгах.
7. Представление интересов при проведении закупочных процедур
Методология:
Представление интересов клиента в процессе закупки — это комплексная услуга, включающая в себя:
— Подача заявки на участие: Подготовка и подача заявки на участие в тендере,
включая все необходимые документы и формы.
— Коммуникация с организатором тендера: Ведение переговоров и общение с организатором тендера от имени клиента, включая участие в собраниях и встречах.
— Защита интересов клиента: Защита интересов клиента в случае спорных ситуаций или конфликтов, включая юридическую поддержку.

Стандарты:
— Представительство: Клиент должен быть представлен на всех этапах закупочной процедуры профессионально и в соответствии с его интересами.
— Прозрачность: Все действия, предпринимаемые от имени клиента, должны быть полностью прозрачны и согласованы с ним.
— Соответствие законодательству: Все процедуры представления интересов должны строго соответствовать действующему законодательству и этическим нормам.
Процесс оказания услуги:
— Подготовка документации: Сбор и подготовка всех необходимых документов для подачи заявки, включая формирование тендерного предложения.
— Участие в процедурах: Активное участие во всех этапах тендерной процедуры, включая предварительные обсуждения, подачу заявок и уточнение условий.
— Юридическое сопровождение: Предоставление юридической поддержки в случае возникновения споров или необходимости оспаривания результатов тендера.
Результаты для клиента:
— Эффективное представительство: Клиент может быть уверен, что его интересы представлены наилучшим образом на всех этапах закупочной процедуры.
— Управление рисками: Снижение рисков, связанных с процедурными ошибками или недопониманием требований тендера.
— Защита прав: Обеспечение защиты прав и интересов клиента в процессе закупки, в том числе через юридические механизмы.

4. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ
Данный регламент разработан для эффективного и плодотворного сотрудничества с клиентами компании, диалога, открытости, и предложений по улучшению качества работы.